Merhaba, iş dünyasında kurumsal e-posta, profesyonel iletişimin bel kemiğidir. Bu kılavuzda, Domainhizmetleri olarak sunduğumuz Kurumsal e-mail hizmetini nasıl kolayca kullanabileceğinizi anlatacağız. E-posta hesaplarınızın kurulumu, kullanımı ve yönetimiyle ilgili adımları birlikte keşfedeceğiz.
1. E-posta Hesabı Oluşturma
Opsiyon 1: Ürün Yönetimi Sayfası Üzerinden
Domainhizmetleri üyeliğinize giriş yaptıktan sonra Hizmetlerim başlığına tıkladıktan sonra Kurumsal E-mail hizmetinizin sağ tarafında bulunan anahtar işaretine tıklayın.
Açılan Ürün Yönetimi sayfasının sağ tarafında bulunan İşlemler menüsü altındaki Yeni E-posta Kullanıcısı Ekle seçeneğine tıklayın.
Açılan sayfada oluşturmak istediğiniz hesabın bilgilerini ve kaç MB mail kotası kullanmasını istiyorsanız girerek Oluştur butonuna tıklayın.
Oluşturduğum örnek hesapta sınırsız bir şekilde e-posta kotasını kullanmasını istediğim için “0” değerini giriyorum. Eğer siz 1 GB’lık bir kota tanımlamak isterseniz “1024” yazabilirsiniz. Daha yüksek kota tanımlamak için 1024’ün katlarını kullanabilirsiniz. Örneğin 5 GB için 1024 değerini 5 ile çarparak 5120 sonucuna ulaşabilir ve Posta Kotası (MB) yazan bölüme bu değeri girebilirsiniz.
Opsiyon 2: Kurumsal E-mail Yönetim Sayfası Üzerinden
Kurumsal E-mail hizmeti siparişiniz tamamlandıktan sonra sistemdeki üyeliğinize ait e-posta adresine hizmetinizin erişim bilgileri iletilmektedir. Erişim bilgilerinde yer alan webmail adresini açıp yönetici bilgileriyle giriş yapın.
Webmail’e giriş yapıldıktan sonra Daha > Etki Alanı Ayarları yolunu izleyerek Hesaplar sayfasına ulaşın.
Açılan Hesaplar sayfasında bulunan “Yeni” butonuna tıklayarak yeni e-posta hesabı oluşturabilirsiniz.
2. Hesap Yöneticisi Atama
E-posta yöneticisini değiştirmek veya yeni bir e-posta yöneticisi tanımlamak isterseniz yine Ürün Yönetimi sayfasında bulunan İşlemler menüsünün altındaki E-posta Kullanıcıları seçeneğine tıklayın.
Sonrasında yönetici olarak tanımlamak istediğiniz e-postanın sağ tarafında bulunan Düzenle seçeneğine tıklayıp açılan sayfadan Etki Alanı Yöneticisi seçeneğini aktif ettikten sora Değişiklikleri kaydet butonuna tıklayın.
Eğer ana yönetici hesabından yetkiyi kaldırmak isterseniz Destek Merkezi sayfamız üzerinden teknik ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.
3. Alan adı (Domain) Kurulum Ayarları
Alan adınızın mail iletişimini Kurumsal E-mail üzerinden gerçekleştirmek adına bir kaç DNS kaydının eklenmesi ihtiyacı bulunuyor. Bu kayıtları isim sunucu kayıtlarınızın yönlü olduğu firmanın DNS sunucusuna ekledikten sonra ortalama 30-60 dakika içerisinde mail alışverişinizi Kurumsal E-mail hizmetiniz üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
Domainhizmetleri Kurumsal E-mail DNS Kayıtları:
| Ad/Takma Ad | Geçerlilik Süresi (TTL*) | Kayıt Türü | Öncelik | Değer/Yanıt/Hedef |
|---|---|---|---|---|
| Boş veya @ | 300 | MX | 0 | MX-MAIL.DH.WEB.TR |
| Boş veya @ | 300 | MX | 5 | MX2-MAIL.DH.WEB.TR |
| Boş veya @ | 300 | TXT | – | v=spf1 include:spfmc.domainhizmetleri.com ~all |
4. Masaüstü Cihazlara ve Telefonlara Kurulum
Kurumsal E-mail hizmetimizin masaüstü cihazlarınıza ve telefonlarınıza kurulumu için aşağıda paylaştığım bilgileri kullanabilirsiniz.
IMAP Kurulum Bilgileri:
IMAP (Gelen Sunucu Adresi): mail.dh.web.tr
IMAP (Gelen Sunucu) Portları:
Port 143 – Şifrelenmemiş port
Port 993 – SSL/TLS portu
POP3 Kurulum Bilgileri:
POP3 (Gelen Sunucu Adresi): mail.dh.web.tr
POP3 (Gelen Sunucu) Portları:
Port 110 – Şifrelenmemiş port
Port 995 – SSL/TLS portu
SMTP Kurulum Bilgileri:
SMTP (Giden Sunucu Adresi): mail.dh.web.tr
SMTP (Giden Sunucu) Portları:
Port 587 – Şifrelenmemiş port
Port 465 – SSL/TLS portu
Kurulum adımları için aşağıda paylaştığım yazılarımızı inceleyebilirsiniz.
Mac ve iOS Cihazlar için Mail Uygulaması Kurulumları:
Mac’teki Mail için IMAP Kurulumu ve Ayarları
iPhone iOS için IMAP Mail Kurulumu ve Ayarları
Windows ve Mac Cihazlar için Outlook Kurulumları:
Outlook 2019 / Outlook 365 için IMAP E-posta Kurulumu
Outlook 2019 / Outlook 365 için POP3 E-posta Kurulumu
Android ve iOS Cihazlar için Outlook Kurulumları
Android Telefonlar için Outlook IMAP E-posta Kurulumu
iPhone, iPad (iOS) Cihazlar için Outlook IMAP E-posta Kurulumu
5. Webmail için İmza Oluşturma
Webmail’de imza oluşturmak için Daha > Ayarlar yolunu izleyin ve sol tarafta bulunan İmzalar seçeneğine tıklayın. Açılan sayfadan “+ Yeni İmza” butonuna tıklayarak e-posta imzanızı oluşturabilirsiniz.
Eğer tüm e-postalarınız için genel bir imza oluşturmak isterseniz Daha > Etki Alanı Ayarları > İmzalar yolunu izleyebilirsiniz.
6. Webmail Klasör Yönetimi
Klasör Oluşturma ve Silme
Webmail’de Klasör Oluşturma
Webmail’de klasör oluşturmak isterseniz E-posta sayfasının sol tarafında bulunan klasör ikonuna sonrasında açılan menüden Yeni Klasör seçeneğine tıklayın.
Sonrasında ilgili klasörün hangi ana klasör altında açılacağını seçip klasörün ismini yazdıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklayabilirsiniz. Örnek ekran görüntüsünde Gelen Kutusu altında Önemli adında bir klasör oluşturdum. Siz de ihtiyaçlarınıza göre burada bulunan ayarları kendinize göre düzenleyebilirsiniz.
Bu işlemi ana klasörün üstüne gelip sağ tıkladıktan sonra “Yeni Klasör” seçeneğine tıklayarak da yeni klasör oluşturabilirsiniz.
Webmail’de Klasör Silme
Webmail’de klasör silmek içinse ilgili klasöre sağ tıklayıp Klasörü Sil butonuna tıklamanız yeterli olacaktır.
İletileri Klasörler Arası Taşıma
Örnek olarak Önemli adında bir klasör oluşturduğum için mail kutusuna gelen bir maili bu klasöre taşımak için sağ tıklayıp açılan menüden Taşı seçeneğini seçebilir ve Buna Taşı bölümünden Inbox/Önemli klasörünü seçerek taşıyabilirim.
Ya da ilgili maili tutup taşımak istediğim klasörün üstüne sürükleyip bırakarak taşıma işlemini gerçekleştirebilirim.
7. Yeni E-posta Gönderme
E-posta göndermek için sayfanın üst tarafında bulunan Yeni butonuna tıklayın.
Açılan pencereden Alıcı adresini, konuyu ve mail içeriğinizi yazıp Gönder butonuna tıklayarak e-posta gönderebilirsiniz.
8. E-posta Geçmişinde Arama
Örneğin sadece konu başlığı veya içeriğinde toplantı geçen mailleri aramak istiyorsunuz. Hangi klasörde bu maili aramak istiyorsanız ilgili klasöre girip büyüteç ikonuna tıkladıktan sonra açılan alana “toplantı” yazabilirsiniz. Tabii ki burada arama yaparken gönderici e-mail adresi, CC’de bulunan e-mail adresi gibi bilgilerle de arama yapma şansınız bulunduğunu paylaşmak isterim.
9. Başka Firmadaki Verilerinizi Taşıma
Kurumsal E-mail hizmetimizin global olarak popüler olan Microsoft 365 ve Exchange, Outlook.com, Gmail, Yahoo Mail, Zimbra gibi mail servisleri ve global olarak kullanılan IMAP ve POP3 protokolleri üzerinden otomatik taşıma desteği bulunmaktadır.
Bu desteği kullanabilmek için taşıma yapmak istediğiniz e-posta adresinize Webmail üzerinden giriş yaptıktan sonra Daha > Ayarlar > Bağlantı yolunu izleyin.
Posta Kutusu Taşıma başlığı altında bulunan taşı seçeneğine tıklayın.
Açılan pencereden kullandığınız mail servisini seçerek istenilen sunucu bilgilerini girdikten sonra taşıma işlemine başlayabilirsiniz. IMAP veya POP bağlantılar için sayfanın sonunda olan Diğer seçeneğine tıklayabilirsiniz.
10. E-posta Yönlendirme
E-postanıza gelen mailleri farklı bir e-posta adresine yönlendirmek için Webmail üzerinden Daha > Ayarlar yolunu izleyin ve Hesap sayfasında bulunan İletme başlığı altındaki İletme Adresine hangi maile yönlendirme yapılmasını istiyorsanız yazın ve İletildiğinde orijinal alıcıları koru seçeneğini aktif hale getirdikten sonra ayarları kaydedin.
11. Takvim Kullanımı ve Paylaşımı
Takvim Kullanımı
Takvimi kullanabilmek için Webmail’de bulunan Takvim sekmesine tıklayın.
Takvime bir not veya toplantı eklemek için ilgili tarihin üstüne tıklayın ve açılan sayfaya notunuzu girin. Dilerseniz başlangıç ve bitiş tarihlerini değiştirebilir, ilgili not eğer düzenli aralıklarla oluşuyorsa yenileme üzerinden döngü seçebilir ve bu notu başkasının görebilmesi adına katılımcılar bölümünden ilgili kişileri ekleyebilirsiniz.
Takvim Paylaşımı
Takvim paylaşımı için Takvim sayfasında bulunan 3 noktaya tıklayıp Outlook’a Ekle seçeneğine tıklayıp takviminizi Outlook’a paylaşabilirsiniz.
Açılan pencerede Outlook’ta hangi isimle görüntülenmesini istediğinizi yazıp Tamam seçeneğine tıklayın.
Tarayıcınızda Outlook açılsın mı? şeklinde bir uyarı gelirse Outlook adlı uygulamayı aç seçeneğine tıklayabilirsiniz.
Sonrasında Outlook uygulamanız açılacak ve Takvimi güvenilir kaynaklara ekleyebilmeniz adına bir onay kutusu açılacak. Gelen onay kutusunda bulunan Evet seçeneğine tıklayın.
Bu işlemde tamamlandığında takviminiz Outlook’a da eklenmiş olacak ve Webmail üzerinde takvime yeni girilecek tüm notlar otomatik olarak Outlook uygulamasına da yansıyacaktır.
12. Kişiler ve Adres Listesi Kullanımı
Kurumsal e-posta hizmetimizde, kolaylıkla kişiler oluşturabilir ve mevcut vCard veya CSV formatındaki kişiler dosyalarınızı içeri aktarabilirsiniz. Ayrıca, adres listeleri oluşturup yöneterek, toplu e-postalarınızı daha etkili bir şekilde organize edebilirsiniz.
13. Görevler
Tarafınıza iletilen bir mail içerisinde yapmanız gereken görevler bulunuyorsa süreç takibi için ilgili e-postaya girip 3 noktaya tıkladıktan sonra Görev Ekle seçeneğine tıklayın.
Açılan sayfada görevleri Not olarak ekleyebilir başlama, bitiş tarihlerini belirleme, görev hakkında hatırlatıcı oluşturma, görevin durumu ve % kaçlık bir ilerleme yapıldığını ekleyebilirsiniz.
Oluşturulan görevi görmek içinse Görevler sekmesine tıklayın.
14. Notlar
Yoğunluk esnasında ve zaman geçtikçe bazen aklımızdakiler unutulabiliyor. Unutmamak için Daha > Notlar yolunu izleyerek kendinize notlar oluşturabilirsiniz.
15. Otomatik Yanıtlama
Ofis dışında veya izinde olabilirsiniz. Bu nedenle tarafınıza bir e-posta geldiğinde yanıtlayamayacağınız için otomatik yanıtlama sistemi bu durumun önüne geçecektir. Örneğin tatildeyken tarafınıza bir mail geldiğinde şu an izinli olduğunuzu konu hakkında başka bir ekip arkadaşınızın konuyla ilgilenebileceğini yazarak e-postanıza giriş yapmadan otomatik bir şekilde mail gönderimi aktif edilebilir.
Bu özelliği aktif edebilmek için Daha > Ayarlar > Oto cevaplayıcı yolunu izleyin. Açılan sayfada hem kendi ekibinizden gelen maillere dönüş hem de diğer herkese iletilecek maili değiştirebilirsiniz. Mail içeriğinizi ayarladıktan sonra Otomatik Yanıtlayıcıyı Etkinleştir seçeneğine tıklayarak bu özelliği aktif hale getirebilirsiniz.
16. İçerik Filtreleme
İçerik filtreleme, kullanıcıların belirli anahtar kelimelere, gönderen adreslerine, alıcı adreslerine kurallar tanımlayarak e-posta trafiğini yönetmelerine olanak tanır. Bu kurallar, e-postaları otomatik olarak belirli bir klasöre taşıma, başlık ekleme, işaretleme, silme gibi eylemler gerçekleştirebilir.
Bu özelliği aktif edebilmek için Daha > Ayarlar > İçerik Filtreleme yolunu izleyin.
17. Olaylar
E-posta sunucusunda belirli olaylar meydana geldiğinde otomatik olarak belirli eylemler gerçekleştirme olanağı tanır. Örneğin her ileti gönderdiğinizde ya da aldığınızda bir alıcı ekleyerek aynı e-postanın ilgili kişiye de gitmesini sağlayabilirsiniz.
Bu özelliği aktif edebilmek için Daha > Ayarlar > Olaylar yolunu izleyin.
18. Toplantı Planlama
Kurumsal E-mail hizmetimizin kolaylaştırıcı bir özelliği olan Planlama sayesinde uygunluk saatlerinizi önceden belirlediğiniz ve kaç dakikalık toplantılar yapabileceğinizi tanımlayabilirsiniz. Planlama sayfasını size uygun şekilde düzenleyip müşterilerinizle randevu URL adresini paylaşabilirsiniz.
URL adresini ziyaret ettiğinizde randevu isteyen kişinin e-posta adresini ve ismini girdikleri bir sayfa ve bilgileri girip ilerledikten sonra uygun takvim sayfasıyla karşılaşıyor. Randevu oluştuktan sonra otomatik olarak takviminize ekleniyor.
19. Paylaşım
Kuruluşunuz içindeki kullanıcıların e-posta klasörleri, takvimler, kişi listeleri, görevler ve notları kolayca paylaşabilirsiniz. Örneğin notlarınızı çalışma arkadaşlarınızla paylaşmak isterseniz Daha > Ayarlar > Paylaşım > Başkalarıyla Paylaşıldı > Yeni yolunu izleyerek paylaşımı aktif edebilirsiniz.
Yeni ve eski tüm notlarınız iş arkadaşınızın Notlarında da görüntülenecektir. İzin özelliği olduğu için sadece Salt-Okunur yetkisi verebilir veya notlarınıza müdahale etmesini isterseniz tam erişim izni verebilirsiniz.
Eğer siz de kurumsal e-posta hizmetimizden yararlanmak ve markasız erişim desteğimizin avantajlarını deneyimlemek istiyorsanız, hemen bizimle iletişime geçin ve işletmenizi bir adım öne taşıyın.
İletişim bilgilerimizin detaylarına buradan ulaşabilirsiniz: İletişim
